Opzet Word-bestand voor export naar PDF (1 van 21)

In deze video kunnen we kijken hoe we een Word-bestand naar PDF kunnen exporteren.

Hiervoor hebben we een Word-bestand en we moeten dat Word-bestand een titel geven voor de voorleessoftware. En die titel mag afwijken van de bestandsnaam. Die titel stel je in bij de eigenschappen van het bestand, dus we gaan eerst naar bestand, info en dan eigenschappen. En daar kun je dan de titel invullen, bijvoorbeeld “PDF geëxporteerd vanuit Word”. In de PDF komt deze documenttitel dan terug.

Laten we nu kijken naar het voorblad. Veel documenten hebben een voorblad en op dit voorblad staat vaak een afbeelding. Deze afbeelding heeft een alternatieve tekst nodig en dat doe je door in het contextmenu – dat bereikbaar is via de rechtermuisknop – te kiezen voor Alternatieve tekst weergeven en in de rechterzijbalk dan vervolgens een alternatieve tekst toe te voegen.

Zoals je ziet hebben we op het voorblad ook een titel gezet en deze hebben we opgemaakt met de stijl Titel. Het is belangrijk om stijlen te gebruiken omdat hiermee de semantische betekenis van de tekst wordt aangegeven en dat is voor voorleessoftware bijvoorbeeld heel belangrijk. Nou, in dit geval geven we aan dat de tekst “Voorbeeld Word” de titel is van dit document. En daaronder hebben we de tekst “Exporteren naar PDF” geplaatst in de stijl Ondertitel.

Nou dan gaan we nu kijken naar de header en de footer. Want de header en de footer die worden in de PDF als een zogenaamd artefact gezien en dat betekent dat die worden aangeduid als inhoud die niet relevant is en slechts als decoratie dient. Dus deze wordt dan ook overgeslagen door de voorleessoftware. En om die reden dat het eigenlijk als decoratie dient, hoeft een logo dat in de header bijvoorbeeld is opgenomen geen alternatieve tekst te krijgen. Er wordt aangeraden om het logo op bijvoorbeeld het voorblad te plaatsen. In de footer staat meestal vooral de paginanummering.

We gaan kijken naar de inhoudsopgave. Om een nieuwe pagina aan te maken hebben we een pagina-einde toegevoegd en omdat we de koppen in de rest van het document met behulp van stijlen hebben opgemaakt kun je de hiërarchie terugzien op het moment dat je automatisch de inhoudsopgave door Word laat genereren. Voorleessoftware die gebruikt deze zelfde hiërarchische structuur om bijvoorbeeld een overzicht van de inhoud van het document te geven zodat iemand met een visuele beperking bijvoorbeeld de inhoud van de pagina of het hoofdstuk snel kan scannen.

De volgende pagina is de inleidingspagina en die bestaat dus uit een hoofdstuktitel “Inleiding”. En verder zien we tekst en lijstjes.

Structureel gezien is de volgende pagina wat interessanter, hier hebben we namelijk koppen van verschillende niveaus. Het hoofdstuk begint met de kop van het hoogste niveau Kop 1. En daaronder volgt dan een Kop 2 en die wordt weer verdeeld in drie koppen van het derde niveau met stijl Kop 3. Omdat deze zelfde structuur terugkomt in de inhoudsopgave is het heel belangrijk om deze goed toe te passen.

Wat we ook veel tegenkomen zijn links naar bijvoorbeeld websites. Deze links moeten natuurlijk ook goed worden opgemaakt en niet alleen voor de voorleessoftware is dat handig maar het maakt ook dat je ze kunt aanklikken in de tekst.

We hebben ook een afbeelding toegevoegd en hierbij is het altijd nodig om te bepalen wat voor type afbeelding het is. Gaat het enkel om een decoratieve afbeelding dan hoeft er namelijk geen alternatieve tekst te worden toegevoegd. Wij hebben hier een informatieve afbeelding opgenomen en hier moet dan dus wel een alternatieve tekst worden toegevoegd zodat de informatie die de afbeelding over moet dragen ook door toegankelijkheidsoftware overgedragen kan worden.

We gaan nu even kijken naar lijsten want er zijn twee soorten lijsten zoals hier weergegeven. Zoals je kunt zien is de ongeordende lijst met bullet points weergegeven en is de geordende lijst in dit geval met nummers weergegeven. Hierbij moet worden opgemerkt dat de lijsten op verschillende manieren in de PDF gecodeerd gaan worden.

Dan hebben we ook nog tabellen. Tabellen zijn vrij complex en zorg ook dat ze altijd een kop hebben. Wat de hier afgebeelde tabellen extra complex maakt is dat er gebruik is gemaakt van headercellen die in dit geval meerdere kolommen en rijen beslaan. De tabellen hebben ook altijd een bijschrift nodig, een caption.

Laten we ook even kijken naar voetnoten en citaten. Deze kunnen zowel in Word als in PDF toegevoegd worden. Een voetnoot wordt aangeduid met een klein cijfertje in de tekst dat refereert aan uitleg die onderin de pagina, dus in de voet van de pagina staat. Daar wordt dan bijvoorbeeld de betekenis gegeven van het betreffende woord.

En tot slot hebben we het citaat. Een citaat wordt ook met de stijl Citaat opgemaakt en zal dan dus ook als citaat in de PDF terugkomen.

Zoals we hebben gezien is dit voorbeeld compleet en kan deze dus geëxporteerd worden naar PDF.